Comment s’adapter au télétravail sous la Covid-19? 1ère partie: S’organiser

30 mars

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Publié sur le site web du Réseau M, 27 février 2020On peut lire l'article ici.

Par Stéphane Desjardins.Dans une série de deux textes, je propose quelques conseils aux entrepreneurs qui doivent s’adapter au télétravail en contexte de pandémie et de confinement. Dans la première partie, je m’attarde à l’organisation du travail. Dans la deuxième, au facteur humain.Outre quelques courtes périodes comme cadre en entreprise, ça fait 35 ans et des poussières que je travaille de la maison. Ça demande une réelle faculté d’adaptation, surtout si c’est nouveau pour vous. Je vous livre quelques observations et conseils venant d’experts et de mon expérience terrain.

Avec la pandémie, nombre d’entreprises se sont repliées vers le télétravail. De nombreux travailleurs et entrepreneurs découvrent ce mode d’opération, qui exige une certaine discipline. Et, aussi, des conditions gagnantes pour maintenir un niveau de productivité optimal. Avant même cette crise, de nombreuses études confirmaient que le télétravail est souvent aussi, sinon davantage productif que de se présenter chaque matin chez son employeur.Et si votre entreprise est en mode pause totale en attendant la reprise, vous pouvez quand même tirer quelques leçons de la crise.

Avant toute chose, travailler de la maison, c’est le faire en présence de ses proches. C’est souvent compliqué en temps normal, c’est encore plus complexe en temps de Covid-19. Vous devez établir certaines règles avec conjoints et héritiers :

Négociez avec votre conjoint des plages horaires au cours desquelles vous n’êtes disponible qu’en cas d’urgence, question de vous concentrer pleinement sur vos tâches (c’est encore plus important si vous télétravaillez tous les deux).
Si vous avez des enfants, organisez une garde partagée à la maison : chacun des adultes supervise la marmaille à tour de rôle pour permettre à l’autre de se concentrer.
Expliquez aux enfants qu’ils doivent participer à l’effort de guerre : malgré que les parents soient à la maison, ils doivent travailler pour payer la nourriture, le logement, l’internet et… la console de jeux! Ils doivent le moins possible déranger maman ou papa au travail. Mieux : confiez-leur des tâches, ils seront plus qu’heureux de faire leur part.
Dites-vous que ce n’est parce que vous êtes à la maison durant le jour que vous avez plus de temps qu’avant... Le temps consacré au travail va au travail.
Ne changez pas vos objectifs de productivité professionnelle parce que vous télétravaillez : c’est le meilleur moyen de mesurer si elle est en hausse ou en baisse.
Offrez ces conseils aux membres de votre équipe en télétravail forcé.

La pire chose à faire, c’est de déposer l’ordinateur portable sur la table de cuisine. C’est une façon inconsciente de vouloir se faire déranger. Vous devez instaurer un espace de travail privé, à vous, isolé.La meilleure formule est de convertir une pièce dédiée à votre bureau et, si possible, de travailler la porte fermée. Sinon, aménagez un coin travail que vous isolerez avec des paravents, des meubles ou des plantes. Si le salon est sous-utilisé, réquisitionnez-le. Profitez de la luminosité au lieu de vous enterrer au sous-sol, qui demeure le territoire privilégié des jeux vidéo…Une fois le travail du jour achevé, fermez la porte du bureau ou replacez un paravent ou une plante devant celui-ci. Il faut établir une coupure psychologique entre l’espace bureau et l’espace famille ou loisirs.

Gérer des équipes à distance est différent qu’en entreprise. Pour maintenir moral et constance, organisez une rencontre quotidienne à heure fixe avec vos équipes. Mieux que FaceTime ou Skype, il existe une panoplie de plateformes collaboratives qui faciliteront votre vie, dont des applications gratuites ou semi-gratuites, comme Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts, Slack ou la Québécoise Facilis (vu que durant la pandémie, on nous incite à investir dans des entreprises d’ici).Privilégiez les rencontres vidéo : en conférence téléphonique, vous vous coupez du non verbal. Nommez un animateur pour vous garder de la marge de manœuvre pour intervenir : vous devenez ainsi le simple membre d’une équipe soudée, où chacun participe également à l’effort de guerre. D’autres préfèrent garder le leadership : du moment que l’équipe se sent écoutée, pourquoi pas? Chacun son style de gestion.

Instaurez pour chacun des objectifs clairs, quotidiens et hebdomadaires. Clarifiez vos attentes et votre vision, faites des suivis réguliers par courriel, téléphone ou en réunion, soyez équitable dans la répartition des tâches, dotez-vous d’indicateurs clairs, mais abstenez-vous de faire de la microgestion. Mieux : déléguez plus qu’à l’ordinaire. Faites confiance. Et, évidemment, prenez le temps de souligner les succès et les bons coups.Abstenez-vous d’envoyer des textos et des courriels hors des heures normales de travail. À moins de préciser clairement qu’une réplique peut attendre au lendemain. Ou qu’il s’agit d’une urgence réelle.Si vous n’avez pas encore d’application de gestion de tâches, c’est le temps d’apprendre à travailler avec ces outils qui changeront votre vie. Les travailleurs autonomes adoreront une application infonuagique miracle comme Remember The Milk (offerte en français).Un détail : assurez-vous que vous ou chaque membre de votre équipe ait assez de bande passante pour supporter simultanément le travail à distance, le visionnement de films ou le jeu en ligne. Quitte à assumer temporairement le forfait maxi ou illimité de chacun de vos collaborateurs.

C’est aussi l’occasion de s’assurer que l’infonuagique de l’entreprise est sécuritaire. Profitez-en pour changer les mots de passe de chacun des utilisateurs. Et assurez-vous qu’une copie de sécurité quotidienne (et fonctionnelle) est effectuée, même si des services comme iCloud, Google Drive, Box, OneDrive, Sync.com et Dropbox sont pourvus de systèmes de redondance. Insistez auprès de l’équipe sur la présence de fraudeurs, qui profitent de la pandémie pour commettre leurs méfaits. Si quelque chose sort de l’ordinaire, qu’ils vous contactent dans délai!N’oubliez pas de fermer vos accès et même vos ordinateurs dédiés au travail à la fin de chaque session. Et rangez vos documents en lieu sûr. Même si vous travaillez de la maison, que vous soyez un employé ou le patron, vous avez une obligation de protéger les renseignements qui appartiennent à l’entreprise. Et quand des enfants sont dans le décor, un accident est si vite arrivé.Enfin, vérifiez si votre assurance habitation permet le télétravail durant la pandémie (demandez à vos collaborateurs de le vérifier également).

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