Protégez vos renseignements personnels avec un numérisateur et un déchiqueteur

Publié dans le Journal de Montréal/Journal de Québec, Section Dans vos poches, 31 juillet 2014

On peut lire l'article ici.

Lors d'une de mes sorties à vélo, j'avais pédalé devant l'entrée d'une usine de récupération de papier. Des centaines de ballots géants étaient entreposés dans la cour. On voyait, de la rue, rapports d'impôt, reçus d'assurance, bordeaux de paye, factures, etc. Certains volaient au vent. J'étais sidéré.

Depuis cette date, deux machines sont devenues mes fidèles alliées contre le vol de mes renseignements personnels : le numérisateur et le déchiqueteur.

Ami lecteur, il y a quelques semaines, dans cette chronique, je donnais l'exemple de mon ex-voisin qui s'est fait usurper son identité. À chaque fois qu'il prend l'avion, il doit parfois passer des heures à discuter avec les douaniers pour prouver son identité. Une autre de mes connaissances est désormais fichée sur la liste des terroristes les plus activement recherchés par les États-Unis. Imaginez quand il va à Old Orchard! Un collègue s'est fait vider son compte de banque ET sa marge de crédit, pendant ses vacances. J'ai aussi écrit sur le cas d'une personne qui a découvert, par hasard, la vente de sa maison à son insu!

Comment éviter de pareilles situations? Par quelques mesures simples :

• protégez le disque dur de votre ordi par un mot de passe;

• dotez votre ordinateur, votre tablette et votre téléphone intelligent d'une application de gestion avancée des mots de passe : la meilleure sur le marché est 1Password4, d'AgileBits;

• numérisez tous vos documents papier et classez-les dans des dossiers virtuels selon des thèmes précis sur votre ordinateur : logement, dépenses courantes, cartes de crédit, placements, vêtements, enfants, transport, impôt, santé, testaments, assurance, etc.;

• réalisez une copie de sécurité chaque semaine, soit sur un disque dur externe que vous entreposez dans un lieu sûr à l'extérieur de votre domicile, ou dans le nuage;

• déchiquetez systématiquement tous les documents numérisés avant de les envoyer au recyclage.

J'accumule tous mes documents comptables, factures et autres reçus de caisse dans un dossier intitulé « Mensuel » : à chaque premier du mois, je fais mes comptes. Ensuite, je numérise tous les documents sur mon disque dur et j'envoie les copies papier dans un autre dossier intitulé « À déchiqueter ». Une fois que j'ai réalisé ma copie de sécurité sur mon disque dur externe et que celui-ci est retourné dans sa cachette, je déchiquète le contenu de ce dossier. C'est une étape très plaisante : gardez cet exercice pour un moment où vous aurez besoin de ventiler vos frustrations...

Quel déchiqueteur choisir? Certainement celui qui coupe en fragments et non en lisières. Car certains logiciels peuvent reconstituer les documents déchiquetés en lisières. C'est peut-être de la paranoïa, mais la prudence est une vertu cardinale quand vient le temps de protéger vos renseignements. Ceux qui recherchent les vôtres fouilleront dans vos poubelles. Un conseil : prenez un modèle à 100$-130$ avec option d'inversion manuelle pour prévenir les blocages, pourvu d'une corbeille adaptée, et qui peut déchiqueter au moins huit feuilles à la fois. N'oubliez pas de le nourrir avec vos reçus de pharmacie, vos enveloppes vous étant adressées, vos étiquettes de bouteilles vides de médicaments, les documents promotionnels qui comportent votre nom et adresse, etc. Sachez que les modèles de moins de 60$ ne résistent pas longtemps à la chaleur.

Gardez dans un lieu sûr (connu d'un proche qui n'habite pas avec vous) ou dans un coffret de sûreté vos documents papier essentiels : testament, mandat d'inaptitude, acte de vente de la maison, certificat de localisation, contrat hypothécaire, polices d'assurance, diplômes, certificat de naissance, passeport, etc. Mais numérisez-les quand même...

Je vous suggère un numérisateur qui s'alimente de la même manière qu'une imprimante, très pratique quand on se tape 45 pages d'un rapport d'impôt. J'ai opté pour le modèle portatif SnapScan 1300 de Fujitsu, qui numérise recto-verso et ajuste l'image si votre document n'entre pas correctement dans la fente! C'est un des meilleurs de sa catégorie. Sinon, un bon vieux numérisateur à plat à 100$ fera le travail.

Pour sauver ces documents, je suggère le disque dur externe de 2 To Fuel de LaCie, un modèle Wi-Fi qui fait, à distance, une copie de tous vos fichiers sur cinq appareils en simultané (tablettes et ordis). Il tient dans le creux de la main. Sinon, vous pouvez conserver vos documents dans l'application Evernote, qui s'accompagne d'une interface avec votre navigateur. Vous n'avez qu'à déposer, avec votre souris ou par copier-coller, n'importe quel document de votre ordi sur une note que vous venez de créer et il est illico conservé dans votre nuage personnel, accessible sur tablette et téléphone intelligent, partout dans le monde. Magique et sécuritaire.

Nos conseils :

• Optez systématiquement pour la transmission électronique de documents officiels et comptables.

• Confiez à votre notaire le mot de passe de votre ordinateur, celui de votre application de gestion des mots de passe et celui de votre copie numérique dans le nuage, ou conservez-les dans un coffret de sûreté à la banque, pour protégez vos héritiers.